Onmiddellijk dient zich al een tweede toepassing aan, nl. de archivering van rapporten.

Krachtens de wet moeten de boeken worden bewaard gedurende tien jaar, te rekenen van de 1ste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt (art. 9, § 2). Gelukkig is het aantal boekjaren, dat u in Venice bijhoudt, onbeperkt. In theorie kan u de 10 meest recente boekjaren makkelijk op uw hardware laten staan. In de praktijk gebeurt dit echter zelden, en drukt u stapels papier af die op zolder worden bewaard.

Het PDF-formaat biedt een elegantere oplossing. Vrijwel iedereen beschikt tegenwoordig over een cd-recordable, en kan zelf gegevens op een cd-tje opslaan.  De interessantste rapporten van het boekjaar (b.v. grootboek, journalen, btw-listing, balans) passen in pdf-formaat met gemak op zo'n schijfje.  Wil u later iets opzoeken, of heeft u controle van de overheid, dan volstaat het een PC ter beschikking te stellen van de controleur.  In plaats van met pakken papier te sleuren start je voortaan gewoon Acrobat Reader.

Heeft u een accountantskantoor, dan is er nog een interessante toepassingsmogelijkheid. Als extra service kan u, op het einde van het boekjaar, aan elke klant, voor wie u het dossier beheert, een cd-schijfje bezorgen met alle nuttige rapporten van dat boekjaar. Uw klant kan vlot en op elk moment de door hem gewenste informatie raadplegen en afdrukken.  En, last but not least, omdat de meeste drukkers tegenwoordig vlot met PDF overweg kunnen, zullen de PDF-bestanden ook voor de productie van bijvoorbeeld jaarverslagen in aanmerking komen.

Nu nog even praktisch. Hoe maakt u in Venice 5.10 (of hoger) zo'n PDF-document aan ?

Bij de 'Afdrukinstellingen – Type afdruk' werd de optie 'Afdrukken naar tekstbestand' (t.e.m. versie 5.01) vervangen door 'Afdrukken naar bestand'.  Bij 'Opties - Instellingen voor afdruk naar bestand' kiest u 'Opslaan als type - Acrobat document (*.pdf)'.

In tegenstelling met de 'Afdruk naar tekstbestand' waar alle grafische elementen (lijnen, kaders en afbeeldingen) en alle opmaakaanduidingen (lettertype, alignering en kleur) verloren gaan, worden alle grafische elementen en opmaak uit de  lay-out behouden bij afdruk naar pdf-bestand. Ook het formaat

Vanuit het afdrukvoorbeeld kan u onmiddellijk een PDF-document via e-mail versturen of opslaan als bestand...
 

(A4, A5, enz.) en de afdrukstand (staand of liggend) van de pagina wordt in het pdf-bestand overgenomen uit de lay-out.

Een tweede mogelijkheid om een PDF-document te bekomen biedt zich aan vanuit het afdrukvoorbeeld op scherm.  Bij de opties 'Opslaan' en 'Verzenden' in de knoppenbalk wordt nu het bestandstype 'Acrobat document (*.pdf)' gebruikt in plaats van het vroegere 'Uitgebreid meta-bestand (*.emf)'. In het pdf-bestand aangemaakt vanuit het afdrukvoorbeeld op scherm wordt het formaat en afdrukstand van de pagina overgenomen van de 'Afdrukinstellingen'. Enkel de pagina's die gemarkeerd zijn en de huidige actieve pagina worden in het bestand opgenomen.

Het afdrukken naar Acrobat vanuit Venice is beschikbaar in versie 5.10 en hoger, voor alle documenten en rapporten, behalve de afdruk van het werkblad.

De laatste versie van Adobe's Acrobat Reader kan u gratis van de website van Adobe downloaden.  Maar, ook vanop uw Venice-cd-rom kan u de Acrobat Reader installeren. (klik daartoe op 'Acrobat\ar405.exe').
 

Meer info vindt u via:

Hervé D' Hondt - software engineer